Les outils pour gérer sa flotte : Comment choisir ?

Pour une entreprise, la gestion de sa flotte automobile est un point crucial afin d’optimiser ses performances. Pendant longtemps, un simple fichier Excel faisait office de gestionnaire automobile. Cependant, détenir un parc automobile sans maîtriser pleinement ses capacités peut avoir un impact négatif sur les comptes d’une entreprise. Une mauvaise gestion de sa flotte est synonyme de perte de temps et d’argent.

Il existe sur le marché plusieurs outils afin d’améliorer la gestion de sa flotte. Le plus essentiel d’entre eux est le logiciel de gestion de flotte automobile. Ce gestionnaire permet d’accéder à une automatisation sécurisée de l’organisation d’une flotte automobile et ce, de A à Z.

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Gestion d’un parc de véhicules : quels besoins ?

Avant toute chose, afin de comprendre quels outils de gestion sont idéals pour améliorer votre flotte, il est nécessaire d’établir un diagnostic. L’enjeu est d’établir quels points peuvent être améliorés, ou quels points l’entreprise souhaite améliorer.

Généralement, les points importants sont les suivants :

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Améliorer sa trésorerie

Pour n’importe quelle société, réussir à réduire le coût de sa flotte tout en optimisant sa gestion est un équilibre idéal.

Cet équilibre n’est atteignable qu’à l’aide d’un gestionnaire qui travaille pour une bonne centralisation des données. Ainsi, il devient possible de répondre aux différents impératifs d’une réduction de coût : analyser les capacités de sa flotte, calculer le coût de l’entretien, comment utiliser les véhicules d’une manière rentable, etc.

Gagner du temps

Souvent utilisé par les collaborateurs de l’entreprise, un parc automobile est composé de véhicules qui ont différentes fonctions. Pour éviter les erreurs de planning, une bonne communication entre le collaborateur et le gestionnaire assure une organisation efficace.

Certains outils proposent aussi des services annexes comme le relevé du compteur kilométrique, la gestion des permis de conduire ou encore la mise à niveau de la flotte lorsqu’une loi est renouvelée.

Automatiser les données

Les outils comme un logiciel de gestion de flotte automobile compilent les données relatives aux véhicules et permettent ainsi d’informatiser toutes les données nécessaires.

Grâce à cette banque de données, il est possible de réaliser de manière numérique des procédures administratives, de prévoir à long terme le coût de la TVS et d’avoir un support d’aide lors de décisions liées à un nouvel achat, ou lors d’une négociation avec l’assurance.

Les avantages d’un logiciel de gestion de flotte automobile

Le logiciel de gestion de flotte automobile propose tout d’abord de calculer le TCO (Total Cost of Ownership) ce qui veut dire le coût total de la possession de votre flotte.

En effet, lorsque l’on dispose d’une flotte, plusieurs coûts s’accumulent :

– Loyer

Acquérir les véhicules est souvent le plus gros coût pour une flotte. Actuellement sur le marché, l’option la plus populaire est la location de véhicules longue durée (LLD.) Un budget de location s’impose.

– Charges fiscales

L’un des plus grands coûts pour une flotte automobile est les charges fiscales et sociales. Elles représentent aux alentours de 25% du TCO. Ce coût inclut la TVS (taxes sur les véhicules de sociétés) et la non-déductibilité de l’amortissement.

– Carburant

L’énergie représente près de 15% du coût relatif à la possession d’une flotte automobile. Le gestionnaire calcule le prix du carburant nécessaire après une analyse kilométrique prédéfinie du kilométrage visé. Le calcul regroupe alors le nombre de kilomètres, la consommation du véhicule selon les chiffres du constructeur et le coût à temps réel de l’énergie.

– Assurance

Les tarifs d’assurance auto s’ajoutent aux coûts annexes des véhicules. Le coût de l’assurance flotte automobile compose 18% du TCO.

Un logiciel de gestion de flotte prend toutes ses données en compte lors du calcul du TCO de l’entreprise. Le gestionnaire peut aussi présenter d’autres fonctionnalités liées à l’automatisation de la gestion.

Une interface personnalisée aux besoins de l’entreprise permet d’avoir accès à plusieurs outils, comme un outil de déclaration fiscale, de démarches administratives, d’une gestion des devis en ligne, de la comparaison entre plusieurs prestataires ou d’un catalogue interne.

Les options sont diverses et variées pour permettre une prise en charge totale de la flotte automobile. Ainsi, selon les besoins de chaque entreprise, des outils seront présents pour gérer au mieux la flotte et améliorer son rendement.